ChatGPTへの頼み方テンプレ5選【業務用・コピペ可】

2026年8月31日・約7分で読めます

ChatGPTを開いてはみたものの、何を打てばいいか分からずに閉じてしまう。使い方の記事を読んでも、自分の仕事とつながらない。よく聞く話です。実は、足りないのは操作の知識ではありません。

「ChatGPTの使い方」を覚えても、業務で使えない理由

使い方の説明は、ボタンの位置や機能の紹介が中心です。それは覚えられます。それでも手が止まるのは、頼む中身が決まっていないからです。優秀な新人が初日に机の前に座っているのに、指示がないので何もできない。あの状態と同じことが起きています。

もうひとつの理由は、投げる情報が少なすぎることです。「請求書について教えて」とだけ打てば、教科書のような一般論が返ってきます。返事が薄いのは、こちらが渡した材料が薄いからです。

つまり、覚えるべきは操作ではなく頼み方です。頼み方には型があり、型を覚えれば、仕事の中身が変わっても使い回せます。

頼み方の型は「役割+背景+成果物+条件」

長いお願いを書く必要はありません。次の4つを順に並べるだけです。

順番はこのままで構いません。慣れないうちは、4つの見出しを書いてから中身を埋めると抜けません。

条件のところに「分からない点があれば、書き始める前に質問してください」と入れておくのが、ちょっとしたコツです。足りない情報があるとき、AIは黙って推測で埋めてしまいます。先に質問させると、こちらの事情に合った答えが返ってきやすくなります。

なお、お客様の名前や連絡先、社名や担当者名は伏せてから貼ってください。業種と人数と件数だけでも、返事の質は十分に上がります。

業務で使える、頼み方テンプレ5選

以下はそのままコピーして使えます。角かっこの中身はご自身の状況に書き換え、スラッシュは選択肢です(どちらか一方を残してください)。

テンプレ1 業務の棚卸しを手伝わせる

あなたは小さな会社の業務改善の相談役です。
私は[業種]を[人数]名で営んでいます。
毎週くり返している作業を洗い出したいので、
私に1問ずつ質問してください。
一度に複数の質問はしないでください。
1つの作業については、内容・頻度・1回あたりの時間をまとめて1問で聞いてください。
10問終わったら、作業名/頻度/1回の時間/週の合計/理由
の5列の表にして、週の合計が長い順に5つ挙げてください。

記入例では、業種に「個人経営の整体院」、人数に「2」と入れます。ポイントは「1問ずつ」と指定すること。まとめて聞かれると答える気力が続きませんが、1問ずつなら会話として進みます。頻度と時間を聞かせておくと、最後に出てくる表がそのまま優先順位の材料になります。

テンプレ2 お客様への説明文を書かせる

あなたは[業種]の接客経験が長い担当者です。
[誰]に向けて、[何]を説明する文章を書いてください。
・伝えたいこと:[箇条書きで3つ]
・長さ:[300字/メール1通分]
・語調:ていねいだが、堅すぎない
・避けたい表現:[専門用語/急かす言い方]
・料金やキャンセル料の決まりそのものは考えず、
  私が伝えた内容だけを文章にしてください
・分からない点があれば、書き始める前に質問してください
最後に、少し短くした版も付けてください。

記入例では、業種に「整体院」、誰にを「予約済みのお客様」、何をに「12月からの料金改定」、伝えたいことに「12月1日から60分コースが6,000円になる」「11月中のご予約は現在の料金」「回数券は有効期限まで使える」と入れます。

料金改定のお知らせ、工事の延期連絡、キャンセル規定の案内。気が重い文章ほど向いています。伝えたいことを3つ箇条書きにする作業は自分でやり、文にするところを任せる。この分担が効率的です。

テンプレ3 見積もりやカタログを噛み砕かせる

次の文章は、[開発会社/リース会社]から届いた
[見積書/提案書]の一部です。
[本文を貼る]

1. 内容を、専門用語を使わずに箇条書きで説明してください
2. 追加費用が発生しそうな箇所を挙げてください
3. 相手に確認すべき質問を、5つ考えてください
金額の妥当性は判断せず、事実の整理だけをしてください。

貼る前に、会社名・担当者名・連絡先は消すか伏せ字にしてください。金額と項目名だけ残せば十分です。記入例なら「予約システム構築一式 480,000円」「初期設定費 80,000円」「保守 月額8,000円」のように、項目と金額だけを貼ります。

3番目の「確認すべき質問」が、いちばん役に立つところです。分からないまま契約するのを防げます。ただし、金額が高いか安いかの判断はAIに任せないでください。相場は業種と時期で変わり、AIはあなたの取引条件を知りません。

テンプレ4 手順書に落とさせる

あなたは、はじめて仕事を教わる人にも分かる
手順書を書く担当者です。
私が今から作業の流れを思いつくまま説明します。
それを、番号つきの手順書にしてください。
・1ステップ1行、動詞で終える
・迷いやすいところには注意書きを付ける
・私の説明で抜けている工程があれば、最後に質問として挙げる
では説明します:[思いつくまま書く]

記入例では、最後の角かっこに「朝、冷蔵庫の在庫を見て、足りない野菜を書き出して、青果店に電話して、届いたら伝票と数を照合して、冷蔵庫に入れる」のように、そのまま書きます。

思いつくまま書いて構いません。順番が前後していても整えてくれます。「抜けている工程を質問させる」と入れておくと、自分では当たり前すぎて言わなかった手順に気づけます。

テンプレ5 自分の要望を要件メモに整理させる

あなたは、発注者の話を要件定義書にまとめる担当者です。
私の要望を、次の6項目に整理してください。
目的/現状の流れ/新しい流れ/必須とできれば/使う人/予算と期限
書き足りない項目は、推測で埋めずに
「未定」と書き、私への質問を添えてください。
私の要望:[思っていることをそのまま書く]

記入例では、最後の角かっこに「予約の電話が1日15件あってつらい。ネットで受けたいが、当日予約は電話のままにしたい。予算は30万円くらい」と書けば足ります。

開発会社への相談前に使うテンプレです。出てきたものは下書きなので、事実と違う部分に加えて、自分が言っていない条件が足されていないかも確かめてください。6項目それぞれの書き方は、要件定義書とは?非エンジニアのための書き方入門で詳しく説明しています。

テンプレだけでは、届かないところがあります

型を覚えると、日々の文章づくりや調べ物はかなり楽になります。一方で、テンプレでは埋まらない部分もあります。

AIは、あなたの会社の事情を知りません。火曜が定休であること、常連のAさんは必ず電話してくること、繁忙期が11月であること。こうした前提は、毎回こちらから伝える必要があります。使い込むほど、「自社の事情を書いた、自社専用の頼み方」を用意したくなってきます。

もうひとつは、文章を作る仕事と、仕組みを作る仕事の違いです。毎月同じ作業を自動で終わらせたい、という話になると、テンプレの外に出ます。そこは要件を決めて仕組みを作る領域になります。

まとめ

• ChatGPTが業務で使えないのは、操作ではなく頼み方が決まっていないからです
• 頼み方の型は「役割+背景+成果物+条件」の4つを順に並べるだけです
• 「分からない点は先に質問して」と条件に入れると、精度が上がりやすくなります
• お客様の個人情報や契約書の中身は入れず、業種・人数・件数で伝えます
• 出てきた答えは下書きです。事実と違うところに加えて、自分が言っていないのに書かれている行が無いかを確かめてください

relay2aiは、AIが苦手な経営者・個人事業主のための「通訳」です。4時間のヒアリングで業務を棚卸しし、自社専用の頼み方や要件定義書という、そのまま使える形にします。